제3조(용어의 정의)이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "공문서"라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스 내부 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 "문서"라 한다.) 및 법인과 학교 및 소속캠퍼스가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "전자문서"라 함은 전자적으로 생산ㆍ접수한 문서를 말한다.

3. "기록물"이라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

4. "전자기록물"이라 함은 전자적으로 생산ㆍ접수한 문서를 말하며, 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 문서를 말한다.

5. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

6. "단위과제"라 함은 정부기능분류체계의 소기능을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.

7. "문서과"라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스내 문서의 수발사무 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서로 법인은 총무팀, 학교 및 소속캠퍼스ㆍ연수원은 행정처(팀)을 말한다.

8. "처리과"라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 담당하는 부서를 말한다.

9. "서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의자가 문서(전자문서는 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

10. "전자문자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

11. "전자이미지직인"이라 함은 직인의 인영(印影)컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 따라 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용되는 직인을 말한다.

12. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

13. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신 체제를 말한다.