제12조(일반문서류의 편철 및 관리)① 처리부서에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 진행문서파일에 위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 편철시 문서철의 맨 위에 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓은 다음 기록물을 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목을 부여하고 괄호 안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다.

④ 처리 완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 의한 보존 상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.

⑤ 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 부착하여야 한다.