제2조(정의)이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원, 센터 포함)의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물철"이라 함은 2건 이상의 관련 기록물을 함께 담아 관리하는 서류철, 카드·도면류의 도면상자(도면자켓), 사진 등의 보관봉투, 테이프·필름 등의 롤, 개개의 디스켓 또는 디스크, 컴퓨터파일의 디렉토리 등 기록물 묶음의 기본단위를 말한다.

3. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

4. "처리부서"라 함은 기록물의 등록ㆍ분류ㆍ정리ㆍ보관ㆍ이관 등의 기록물에 관한 사무를 처리 하는 팀 또는 부서로, 법인은 각 팀, 학교 및 소속캠퍼스 (연수원, 센터 포함)는 각 처(팀)를 말한다.

5. "기록물관리담당자"라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원, 센터 포함)의 각 처리부서에서 기록물관리 업무를 담당하는 인력을 말한다.

6. "기록관"이라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원, 센터 포함)의 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물 관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

7. "소속기록관"이라 함은 기록물 보관 및 활용을 위하여 법인 이외에 학교 및 소속캠퍼스(연수원, 센터 포함)에 설치된 기록관을 말한다.

8. "비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리부서에서 계속하여 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.

9. "카드류"라 함은 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리를 위하여 낱장으로 된 일정서식에 변동사항을 연속적으로 기록하면서 비치·활용하는 인사기록카드·토지대장 등의 유형을 말한다.

10. "도면류"라 함은 설계도·지적도 등 낱장 또는 여러 장의 도형이나 그림으로 된 특수규격의 기록물로서 일반기록물류와 분리하여 도면함 또는 도면상자(도면자켓) 등에 관리하여야 하는 기록물의 유형을 말한다.

11. "시청각기록물"이라 함은 업무수행과 관련하여 생산한 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물을 말한다.

12. "행정박물"이라 함은 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물을 말한다.

13. "기록관리시스템"이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.