제18조(문서의 발신)① 문서는 직접 처리하여야 할 기관에서 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 조직상의 계통에 따라 발신한다.

② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다.

1. 결재권자나 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 지시가 있는 경우

2. 수신자의 명칭이 변경된 경우

3. 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우

4. 해당 업무와 관련된 기관의 요청이 있는 경우

③ 문서는 처리과에서 발신하되, 직인을 찍는 문서인 경우로서 전자문서인 경우에는 처리과의 기안자나 문서의 수신ㆍ발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지직인을 찍고, 종이문서인 경우에는 직인을 관리하는 사람이 직인을 찍는다.

④ 제2항에 따라 수신자의 변경이나 추가를 승인한 처리과의 장은 승인날짜를 전자문서시스템으로 관리하여야 한다. 다만, 종이문서인 경우에는 기안문의 결재권자 서명란 오른쪽 여백에 서명을 하고 승인날짜를 적는 방법으로 표시하여야 한다.