제1조(목적)이 규칙은 학교법인 한국폴리텍(부설기관을 포함한다. 이하 "법인"이라 한다)과 정관 제3조에 따른 학교(이하 소속캠퍼스, 교육원을 포함한다)의 행정업무 운영에 관한 사항을 규정함으로써 행정업무의 표준화, 간소화 및 과학화를 기하여 행정의 효율을 높이는 것을 목적으로 한다. <개정 '13.11.18 '15.3.1>

제2조(적용범위)행정업무 운영에 관하여 다른 내규에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

제3조(용어의 정의)이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 '13.11.18>

1. "공문서"라 함은 법인과 학교 내부 상호간이나 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 "문서"라 한다.) 및 법인과 학교가 접수한 모든 문서를 말한다.

2. "전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 문서를 말한다.

3. <삭제 '13.11.18>

4. <삭제 '13.11.18>

5. <삭제 '13.11.18>

6. <삭제 '13.11.18>

7. "문서과"라 함은 법인과 학교 내 문서를 분류ㆍ배부ㆍ보존하는 업무를 수행하거나 수신ㆍ발신하는 업무를 지원하는 등 문서에 관한 업무를 주관하는 부서를 말하며, 법인은 총무팀, 학교는 행정처(팀)을 말한다.

8. "처리과"라 함은 업무의 처리를 주관하는 부서를 말한다.

9. "서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서는 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.

10. "전자문자서명"이라 함은 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.

11. "전자이미지직인"이라 함은 직인의 인영(印影)컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 따라 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용되는 직인을 말한다.

12. "전자문서시스템"이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.

13. "정보통신망"이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집ㆍ가공ㆍ저장ㆍ검색ㆍ송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.

제4조(공문서의 종류)공문서(이하 "문서"라 한다)는 다음과 같이 규정문서ㆍ지시문서ㆍ공고문서ㆍ연구문서ㆍ비치문서ㆍ민원문서 및 일반문서로 나눈다. <개정 '13.11.18>

1. 규정문서는 정관, 규정, 규칙, 요령, 지침 등에 관한 문서를 말한다.

2. 지시문서는 지시, 일일명령 등 이사장 및 학교의 장이 소속 교직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3. 공고문서는 일정한 사항을 교직원 또는 일반인에게 알리기 위한 문서를 말한다.

4. 연구문서는 각종 조사, 연구ㆍ시험분석의 계획, 기록 및 보관에 관한 문서를 말한다.

5. 비치문서는 일정한 사항을 기록하여 법인 및 학교 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서를 말한다.

6. 민원문서는 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서를 말한다.

7. 일반문서는 제1호부터 제6호에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다.

제5조(문서의 전자적 처리)문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 처리절차를 전자문서시스템 상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다.

제6조(문서의 성립 및 효력 발생)① 문서는 결재권자가 해당 문서에 대한 서명(전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.

② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다.

③ 제2항에도 불구하고 공고문서는 그 문서에서 효력발생 시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다.

④ 민원문서를 접수ㆍ처리한 경우에는 당해 민원사무처리지침에서 정한 절차에 따라 접수ㆍ처리된 것으로 본다.

제7조(문서작성의 일반원칙)① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.

② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다

④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다.

⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다

⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.

⑦ 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다. <개정 '13.11.18>

⑧ 문서에 금액을 표시할 때에는 제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.

(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

제8조(문서의 기안)① 문서의 기안은 전자문서로 하는 것을 원칙으로 하며, 별지 제1호서식이나 별지 제2호서식에 따라 작성한다. 다만 업무의 성질상 전자문서로 기안하기 곤란하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 그러하지 아니하다.

② 둘 이상의 기관의 장의 결재가 필요한 문서는 그 문서 처리를 주관하는 기관에서 기안하여야 한다.

③ 기안문에는 발의자(기안하도록 지시하거나 스스로 기안한 사람을 말한다)와 보고자를 알 수 있도록 표시하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 문서에는 발의자와 보고자의 표시를 생략할 수 있다.

1. 검토나 결정이 필요하지 아니한 문서

2. 각종 증명 발급, 회의록, 그 밖의 단순 사실을 기록한 문서

3. 일상적ㆍ반복적인 업무로서 경미한 사항에 관한 문서

④ 제1항과 제2항에 따른 별지 제2호서식은 보고서, 계획서, 검토서 등 발신할 필요가 없는 내부결재문서에만 사용한다.

제9조(기안문의 구성)① 제8조제1항에 따라 기안문을 별지 제1호서식으로 작성하는 경우 기안문은 두문, 본문 및 결문으로 구성한다.

② 제1항에 따른 두문(이하 "두문"이라 한다)은 기관명과 수신란으로 구성하되, 다음 각 호의 구분에 따라 표시한다. 이 경우 두문의 여백에는 법인 및 학교의 로고·상징·마크·홍보문구 또는 바코드 등을 표시할 수 있다. <개정 '13.11.18>

1. 기관명에는 그 문서를 기안한 부서가 속하는 기관명을 표시한다.

2. 수신란에는 다음 각 목과 같이 표시한다.

가. 수신자가 없는 내부결재문서인 경우에는 "내부결재"로 표시한다.

나. 수신자가 있는 경우에는 수신자명을 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 표시하되, 보조기관이나 보좌기관이 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무팀장 등으로 쓸 수 있다. 다만, 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신란에 "수신자 참조"라고 표시하고 제1항에 따른 결문(이하 "결문"이라 한다)의 발신 명의 다음 줄에 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.

③ 제1항에 따른 본문(이하 "본문"이라 한다)은 제목, 내용 및 붙임(문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에만 해당한다)으로 구성한다.

④ 문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 "붙임" 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제7조제7항에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.

⑤ 본문의 마지막에는 다음과 같이 "끝" 표시 등을 한다.

1. 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 "끝" 표시를 한다.

2. 제1호에도 불구하고, 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 칸까지 작성되면 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자를 띄운 후 "끝" 표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는 "끝" 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 "이하 빈칸"으로 표시한다.

⑥ 결문은 다음 각 호의 사항으로 구성한다. <개정 '13.11.18>

1. 발신 명의

2. 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위나 직급(대외적으로 사용할 수 있도록 정한 대외직명을 포함한다. 이하 제11조에서 같다) 및 서명(전자문자서명을 포함한다. 이하 같다)

3. 「기록물관리규칙」제7조에 따른 생산등록번호(이하 "생산등록번호"라 한다) 및 접수등록번호(이하 "접수등록번호"라 한다), 시행일 및 접수일

4. 법인 및 학교의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·팩스번호, 기안자의 전자우편주소와 공개 구분

제10조(일괄기안 등)① 기안하려는 여러 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 문서의 내용을 하나의 기안문으로 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 없으면 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 날짜로 시행하여야 한다.

② 수신한 종이문서를 수정하여 기안하는 경우에는 수신한 문서와 색깔이 다른 글자로 수정하는 방법으로 할 수 있다.

제11조(기안자 등의 표시)① 기안문에는 제8조제3항에 따라 발의자와 보고자의 직위나 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ⊙표시를 한다.

② 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 작성자를 표시하여야 한다.

③ 기안자, 검토자 또는 협조자는 기안문의 해당란에 직위나 직급을 표시하고 서명하되, 검토자나 협조자가 제12조제3항 또는 제4항에 따라 다른 의견을 표시하는 경우에는 직위나 직급 다음에 "(의견 있음)"이라고 표시하여야 한다.

④ 총괄책임자(제51조에 따른 처리과의 업무분장상 여러 개의 단위업무를 총괄하는 책임자를 말한다. 이하 같다)는 총괄책임자가 총괄하는 단위업무를 분담하는 사람이 기안한 경우 그 기안문을 검토하고 검토자란에 서명을 하되, 다른 의견이 있으면 직위나 직급 다음에 "(의견 있음)"이라고 표시하고 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시할 수 있다. 다만, 총괄책임자가 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며 서명란에 출장 등 검토할 수 없는 사유를 적어야 한다.

제12조(문서의 검토 및 협조)① 기안문은 결재권자의 결재를 받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 다만 보조기관 또는 보좌기관이 출장 등의 사유로 검토할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략할 수 있으며, 이 경우 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 적어야 한다.

② 기안문의 내용이 법인과 학교 내의 다른 보조기관 또는 보좌기관의 업무와 관련이 있을 때에는 그 보조기관 또는 보좌기관의 협조를 받아야 한다. <개정 '13.11.18>

③ 보조기관 또는 보좌기관이 제1항에 따라 기안문을 검토하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문을 직접 수정하거나 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

④ 보조기관 또는 보좌기관이 제2항에 따라 협조하는 경우에 그 내용과 다른 의견이 있으면 기안문 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제13조(문서의 결재)① 문서는 결재권자의 결재를 받아야 하며, 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다. 다만, 결재권자의 결재를 받을 시 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보좌기관의 결재를 받아야 한다.

② 이사장 및 학교의 장은 업무의 내용에 따라 보조기관 또는 보좌기관이나 해당업무를 담당하는 자로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결 사항은 위임규칙에 따른다. 단, 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결" 표시를 한 후 서명하여야 한다. <개정 '13.11.18>

③ 제1항이나 제2항에 따라 결재할 수 있는 사람이 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 사람이 대결하고 내용이 중요한 문서는 사후에 보고하여야 하며, 대결(代決)하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 "대결"표시를 하고 서명하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 "전결"표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 "대결"표시를 하고 서명하여야 한다.

제14조(문서의 등록 등)문서를 생산(제6조제1항에 따라 문서가 성립된 경우를 말한다. 이하 같다)하였을 때에는 지체없이 「기록물관리규칙」 제7조에 따라 생산등록번호를 부여하고 등록하여야 한다. <개정 '13.11.18>

제15조(시행문의 작성)① 결재를 받은 문서 가운데 발신하여야 하는 문서는 별지 제1호서식으로 작성하되, 그 구성에 관하여는 제9조에 따른다.

② 시행문의 수신자가 여럿인 경우 그 수신자 전체를 함께 표시하여 시행문을 작성ㆍ시행할 수 있다. 다만, 수신자의 개인정보 보호 등을 위하여 필요할 때에는 수신자별로 작성ㆍ시행하여야 한다.

③ 법인과 학교는 학교 또는 소속교직원에게 발신하는 시행문이나 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문 중에서 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 시행문은 전자문서시스템의 전자게시판이나 법인 또는 학교의 홈페이지 등에 게시된 때에 시행된 것으로 본다. <개정 '13.11.18>

1. 단순한 업무에 관한 지시

2. 자료요구, 업무연락, 통보, 공지사항, 일일명령 등

제16조(발신 명의)① 문서의 발신 명의는 이사장 및 학교의 장으로 한다. <개정 '13.11.18>

② 제1항에도 불구하고 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 해당 보조기관 또는 보좌기관의 명의로 하며, 학교의 장이 위임규칙에 의하여 권한 위임 받은 업무를 시행할 때에는 그 명의로 발신한다. <개정 '13.11.18>

③ 각종 위원회의 문서는 위원장의 명의로 발송한다.

④ 발신할 필요가 없는 내부결재문서는 발신 명의를 표시하지 아니한다.

제17조(직인날인 또는 서명)① 제16조제1항에 따라 발신하는 문서의 발신 명의에는 직인(전자이미지직인을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)을 찍되, 발신명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데에 오도록 한다. 이 경우 제16조제1항에 따라 기관장의 명의로 발신하는 문서의 발신 명의에는 이사장 및 학교의 장이 직인의 날인(捺印)을 갈음하여 서명을 할 수도 있다. 다만, 민원서류를 발급할 때 사용하는 직인은 발신 명의 표시의 오른쪽에 찍을 수 있다. <개정 '13.11.18>

② 제16조제2항에 따라 법인과 학교 내의 보조기관 또는 보좌기관 상호 간에 발신하는 문서의 발신 명의에는 보조기관 또는 보좌기관이 서명을 하되, 발신 명의 표시의 마지막 글자 위에 서명하여야 한다. <개정 '13.11.18>

③ 신문 등에 실리는 문서에는 직인을 찍거나 서명을 하지 아니하며, 경미한 내용의 문서에는 직인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.

④ 보조기관이나 보좌기관의 직무를 대리하는 사람이 제2항에 따라 보조기관이나 보좌기관의 발신 명의에 서명을 하는 경우에는 서명 앞에 "직무대리"의 표시를 하여야 한다.

⑤ 제3항에 따라 일일명령 등 단순 업무처리에 관한 지시와 기관간의 단순한 자료요구, 업무연락, 홍보 등을 위한 문서에는 발신 명의 표시의 오른쪽에 별표 1에 따른 직인생략이나 서명생략(보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서만 해당한다) 표시를 하고 직인날인 또는 서명을 생략할 수 있다.

⑥ 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하고나 알리는 문서에는 직인의 날인을 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 직인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.

⑦ 처리과의 장은 직인의 인영을 인쇄하여 사용하려면 미리 직인을 관리하는 부서의 장과 협의하고 이사장 및 학교의 장에게 승인을 받아야 한다. <개정 '13.11.18>

⑧ 처리과의 장은 직인의 인영을 인쇄하여 사용하는 경우에는 다른 내규에 특별한 규정이 없으면, 별지 제3호서식의 직인인쇄용지 관리대장을 갖추어 두고 직인의 인영을 인쇄하여 사용한 내용을 기록하고 유지하여야 한다.

제18조(문서의 발신)① 문서는 직접 처리하여야 할 기관에서 발신한다. 다만, 필요한 경우에는 조직상의 계통에 따라 발신한다.

② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 승인을 받아 이미 발신한 문서의 수신자를 변경하거나 추가하여 다시 발신할 수 있다.

1. 결재권자나 해당 문서를 생산한 처리과의 장의 지시가 있는 경우

2. 수신자의 명칭이 변경된 경우

3. 착오로 인하여 수신자를 누락하였거나 잘못 지정한 경우

4. 해당 업무와 관련된 기관의 요청이 있는 경우

③ 문서는 처리과에서 발신하되, 직인을 찍는 문서인 경우로서 전자문서인 경우에는 처리과의 기안자나 문서의 수신ㆍ발신업무를 담당하는 사람이 전자이미지직인을 찍고, 종이문서인 경우에는 직인을 관리하는 사람이 직인을 찍는다.

④ 제2항에 따라 수신자의 변경이나 추가를 승인한 처리과의 장은 승인날짜를 전자문서시스템으로 관리하여야 한다. 다만, 종이문서인 경우에는 기안문의 결재권자 서명란 오른쪽 여백에 서명을 하고 승인날짜를 적는 방법으로 표시하여야 한다.

제19조(문서의 발신방법 등)① 문서는 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙으로 하며, 전자문서시스템 등을 이용하여 정보통신망으로 문서를 발신하거나 수신하였을 때에는 그 발신 또는 수신 기록을 전자적으로 관리하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 업무의 성질상 제1항에 따른 발신방법이 적절하지 아니하거나 그 밖의 특별한 사정이 있으면 우편ㆍ팩스 등의 방법으로 문서를 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 등기우편이나 그 밖의 발신 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발신하여야 한다. 단, 우편ㆍ팩스 등의 방법으로 문서를 발신한 때에는 그 발신기록을 증명할 수 있는 관계 서류 등을 기안문과 함께 보존하여야 한다.

③ 행정기관이 아닌 자에게는 법인 또는 학교의 홈페이지나 법인 또는 학교가 담당자에게 부여한 전자우편주소를 이용하여 문서를 발신할 수 있다. <개정 '13.11.18>

④ 문서를 수신ㆍ발신하는 경우에는 문서의 보안 유지와 위조, 변조, 분실, 훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 마련하여야 한다.

⑤ 결재권자는 비밀사항이거나 누설되면 국가안전보장, 질서유지, 경제안정, 그 밖의 국가이익을 해칠 우려가 있는 내용의 문서를 결재할 때에는 그 문서 내용의 암호화 등 보안 유지가 가능한 발신방법을 지정하여야 한다.

⑥ 제5항에 따른 문서 중 비밀로 분류된 문서는 수신자의 응답이 있는 경우에만 발신하여야 하며, 문서의 제목 다음이나 본문의 "끝" 표시 또는 "이하 빈칸" 표시 다음에 따옴표(" ")를 하고 그 안에 비밀등급을 표시하여 발신하여야 한다.

⑦ 제6항에 따라 암호화 등의 발신방법을 지정한 경우에는 문서본문의 마지막에 "암호" 등으로 발신한 방법을 표시하여야 한다. <신설 '13.11.18>

제20조(결재받은 문서의 수정)① 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 재작성하여 결재를 받아야 한다.

② 종이문서의 일부분을 삭제하거나 수정하는 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 해당 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정하고, 삭제하거나 수정한 사람이 그 곳에 서명이나 날인을 하여야 한다.

제21조(문서의 접수·처리)① 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 「기록물관리규칙」제7조에 따른 접수등록번호(이하 "접수등록번호"라 한다.)를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 별표 2에 따른 접수인을 특별한 사유가 없으면 접수한 문서의 오른 쪽 위 여백에 찍어야 한다. <개정 '13.11.18>

② 제1항에도 불구하고 문서과에서 받은 문서는 문서과에서 접수일시를 전자적으로 표시하거나 적고 지체 없이 처리과에 배부하여야 한다. 이 경우 처리과는 배부받은 문서에 접수등록번호를 표시하거나 적는다.

③ 처리과에서 문서 수신·발신 업무를 담당하는 사람은 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 하고, 처리담당자는 제25조에서 정하는 문서인 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.

④ 제3항에 따라 공람을 하는 결재권자는 문서의 처리기한과 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하면 제51조에 따라 업무분장된 담당자 외에 그 문서의 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.

⑤ 기관의 홈페이지나 기관이 부여한 담당자의 전자우편주소 등 정보통신망을 이용하여 행정기관이 아닌 자로부터 받은 문서는 제1항부터 제4항까지의 규정에 따라 처리한다. 이 경우 해당 문서에 대한 위조·변조 방지 조치 등으로 인하여 접수일시와 접수등록번호를 표시할 수 없으면 그 문서에 표시하지 아니할 수 있고 발신자의 주소와 성명 등이 불분명할 때에는 접수하지 아니할 수 있다.

⑥ 당직근무자가 문서를 받았으면 다음 근무시간 시작 후 지체 없이 문서과에 인계하여야 한다.

⑦ 감열(感熱)기록방식의 팩스로 보존기간이 3년 이상인 문서를 수신하였을 때에는 그 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.

제22조(문서의 쪽 번호 등 표시)① 2장 이상으로 이루어진 문서가 제1호 각 목의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제2호 각 목의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시하거나 간인(間印)을 할 수 있다. <개정 '13.11.18>

1. 대상 문서

가. 문서의 순서 또는 연결 관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

나. 사실관계나 법률관계의 증명에 관계되는 문서

다. 허가, 인가 및 등록 등에 관계되는 문서

2. 표시 방법

가. 전자문서인 경우: 전자적 방법으로 쪽 번호 또는 발급번호를 표시한다.

나. 종이문서인 경우: 직인 관리자가 직인을 이용하여 간인한다. 다만, 민원서류나 그 밖의 필요하다고 인정하는 종이문서에는 간인을 갈음하여 천공(穿孔)방식으로 표시할 수 있다.

② 제1항제2호가목에 따라 전자문서에는 다음 각 호의 구분에 따라 쪽 번호 또는 발급번호를 표시한다.

1. 각종 증명발급에 관한 문서를 제외한 문서에는 문서의 중앙 하단에 쪽 번호를 표시하되, 문서의 순서 또는 연결관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서에는 해당 문건의 전체 쪽수와 그 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시한다.

2. 각종 증명발급에 관한 문서에는 해당 문서의 왼쪽 하단에 발급번호를 표시하되, 다음 예시와 같이 표시한다.

(예시) 단말번호-출력연월일/시·분·초-발급일련번호-쪽번호

제23조(외국어로 된 문서 등에 대한 특례)외국어로 된 문서에는 제7조, 제16조, 제17조, 제20조 및 제22조를 적용하지 아니할 수 있다.

제24조(문서의 반송 및 재배부)① 문서과는 접수한 문서에 형식상의 흠이 있으면 그 문서의 생산등록번호, 시행일 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신기관에 이를 반송할 수 있다.

② 처리과에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 경우에는 지체 없이 문서과로 보내어야 하며, 문서과로부터 배부받은 문서의 경우에는 재배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 문서과는 그 문서를 즉시 소관 처리과로 재배부하여야 한다. <개정 '13.11.18>

③ 이사장 및 학교의 장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항일 경우에는 이를 지체 없이 해당 소관기관의 장에게 이송하여야 한다. <개정 '13.11.18>

제25조(공람할 문서)① 제21조제3항의 문서란 다음 각 호의 문서를 말한다. 다만, 통계ㆍ설문조사 등을 위하여 취합하는 문서는 제외한다. <개정 '13.11.18>

1. 결재권자로부터 처리지침을 받아야 할 필요가 있는 문서

2. 민원문서

3. 행정기관이나 보조기관 또는 보좌기관 간의 업무협조에 관한 문서

4. 접수된 문서를 처리하기 위하여 미리 검토할 필요가 있는 문서

5. 기타 담당자가 알아야 할 필요가 있는 문서

제26조(문서책임자)<삭제 '13.11.18>

제27조(문서의 보관·보존 및 폐기·정리 등)<삭제 '13.11.18>

제39조(서식의 제정)기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 없으면 서식으로 정하여 사용한다. 다만, 내규에 별도로 다른 방법에 따라 정하도록 한 경우와 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우에는 따로 정할 수 있다.

제40조(서식 설계의 일반 원칙)① 서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형 있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 하여야 한다.

② 서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하고, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

③ 서식은 특별한 사유가 없으면 별도의 기안문과 시행문을 작성하지 아니하고 그 서식 자체를 기안문과 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호·접수등록번호·수신자·시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어야 한다.

④ 내규에서 서식에 날인하여야 한다고 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택할 수 있도록 하여야 한다.

⑤ 서식에는 가능하면 법인과 학교의 로고·상징·마크·홍보문구 등을 표시하여 기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

⑥ 민원서식에는 민원인의 편의를 도모하기 위하여 그 민원업무의 처리흐름도, 처리기간, 전자적 처리가 가능한지 등을 표시하여야 하며, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

⑦ 서식에는 용지의 규격과 지질을 다음의 예시와 같이 해당 서식의 우측 하단에 표시한다.

(예시) 210㎜×297㎜(백상지 80g/㎡)

⑧ 제1항부터 제7항까지에서 규정한 사항 외에 서식 설계에 관한 세부 기준은 별표 4와 같다.

제41조(서식의 지질 등)서식을 포함한 용지의 용도별 지질 기준은 별표 5과 같다. 다만 부득이한 경우에는 별표 5에 따른 기준과 다른 지질의 용지를 사용할 수 있다.

제42조(인장의 종류)① 인장은 이사장과 학교의 장 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 직인과 기관장이나 보조기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 특수인으로 구분한다. <개정 '13.11.18>

② 제1항에 따른 직인은 법인과 학교와 그 보조기관이 위임받은 사무를 기관으로서 그 사무를 처리하기 위하여 가지며, 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지 직인을 가진다. <개정 '13.11.18>

③ 이사장 및 학교의 장은 유가증권 등 특수한 증표발행, 민원업무 또는 재무에 관한 업무 등 특수한 업무처리에 사용하는 특수인을 가질 수 있다. <개정 '13.11.18>

제43조(인장의 비치)① 제 42조에 따른 인장의 종류, 규격, 용도 및 관리책임자는 별표 6와 같다.

② 제1항에 규정되지 아니한 인장으로써 타 내규에 규정되어 있거나 업무형편상 필요한 경우에는 이사장 또는 학교의 장의 승인을 받아 별도로 인장을 제작ㆍ교부할 수 있다. <개정 '13.11.18>

제44조(인장의 재료 등)① 인장의 재료는 쉽게 닳거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.

② 인장의 인영색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 문서를 출력 또는 복사하여 시행하거나 팩스를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 검정색으로 할 수 있다.

제45조(인장의 내용)인장의 글자는 한글로 하여 가로로 새기되, 쉽고 간명하게 알아볼 수 있도록 하여야 하며 법인, 학교 또는 직위의 명칭에 "인"또는 "의인" 글자를 붙인다. 다만, 제42조제3항의 규정에 따라 특수 업무를 처리하기 위한 인장은 별표 6의 인장의 내용을 적용하여 그 업무의 집행목적에만 사용되는 것임을 그 인장의 인면(인장 중 글자가 새겨져 있는 부분을 말한다)에 표시하여야 한다. <개정 '13.11.18>

제46조(인장의 관리)① 인장의 관리책임자는 문서과의 장으로 하며, 인장의 실제 업무취급자에게 위임할 수 있다.

② 인장은 항상 견고한 상자에 보관하여야 하며, 화재 기타 비상상태시에는 인장을 우선적으로 반출하여야 한다.

제47조(인장의 등록 및 교부)① 법인 또는 학교는 인장을 등록하고자 할 때에는 별지 제6호서식에 의하여 법인의 문서과의 장에게 등록 신청하여야 하며, 인장등록 신청을 받은 문서과의 장은 이사장의 승인을 득하여 이를 각인 제2항에 따라 등록하여 교부한다. <개정 '13.11.18>

② 제1항에 따라 교부된 모든 인장의 인영은 별지 제7호서식의 인영대장에 등록하여 관리하여야 하며, 전자이미지인장의 인영은 별지 제8호서식의 전자이미지인영대장에 등록하여야 한다.

③ 제1항 후단의 규정의 경우 전자이미지직인의 컴퓨터파일은 법인의 정보화 담당 부서에서 관리하여야 한다.

제48조(재등록 및 폐기)① 인장이 분실, 마멸, 그 밖의 사유로 인장(전자이미지 직인을 포함한다. 이하 같다)을 갱신할 때에는 제47조에 따라 등록한 법인의 문서과에 갱신한 인장을 등록(이하 "재등록"이라 한다)하여야 한다.

② 인장을 더 이상 사용할 수 없는 경우에는 별지 제6호서식에 따라 법인의 문서과에 폐기신고한 후 이관하여야 한다. <개정 '13.11.18>

③ 제46조 제1항에 따른 인장관리책임자는 인장을 재등록하거나 폐기하는 때에는 별지 제7호서식에 그 사유를 적고 재등록한 인장의 인영 또는 폐기하려는 인장의 인영을 등록하여 관리해야 하며, 전자이미지직인을 폐기하거나 재등록한 경우에는 즉시 사용 중인 전자이미지직인을 삭제하고 재등록한 직인의 인영을 전자이미지직인으로 재등록하여 사용하여야 하며, 그에 관한 사항은 별지 제8호서식에 따라 관리하여야 한다.

④ 전자이미지직인을 사용할 때 사용 중인 전자이미지직인의 인영의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우에는 전자이미지직인을 재등록하여 사용하여야 한다.

제49조(전자이미지직인의 제출 및 관리)전자이미지직인을 재등록하거나 폐기하려는 경우에는 지체 없이 법인의 문서과에 폐기신고를 하여야 한다. <개정 '13.11.18>

제50조(효력발생)인장을 새로 새기거나 개폐할 때에는 인영대장에 등록함으로써 효력을 발생한다. 다만, 효력발생 또는 사용개시일을 따로 지정한 때에는 이에 따른다.

제51조(업무의 분장)각 처리과의 장은 업무를 효율적으로 처리하고 책임소재를 명확하게 하기 위하여 소관 업무를 단위업무별로 분장하되, 소속 교직원간의 업무량이 균형을 이룰 수 있도록 하여야 한다.

제52조(업무의 인계·인수)① 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 업무를 인계·인수할 때에는 해당 업무에 관한 모든 사항이 구체적으로 나타나도록 전자문서시스템을 이용하여 인계·인수하여야 한다.

② 제1항에 따라 업무를 인계·인수하는 사람은 별지 제9호서식의 업무인계·인수서를 작성하여야 한다.

③ 후임자가 정해지지 아니한 경우와 그 밖의 특별한 사유로 후임자에게 업무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 사람에게 인계하고, 그 직무를 대리하는 사람은 후임자가 업무를 인수할 수 있게 되었을 때에는 즉시 인계하여야 한다.

제53조(업무편람 및 직무편람의 작성·활용 등)① 업무가 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 경우에는 그 업무의 처리가 표준화·전문화될 수 있도록 업무편람을 작성하여 활용하는 것을 원칙으로 한다.

② 업무편람은 다음 각 호의 구분에 따라 행정편람과 직무편람으로 구분한다.

1. 행정편람: 업무처리 절차와 기준, 장비운용 방법, 그 밖의 일상적 근무규칙 등에 관하여 각 업무 담당자에게 필요한 지침·기준 또는 지식을 제공하는 업무지도서 또는 업무참고서 등

2. 직무편람: 제51조에 따라 분장하는 단위업무에 대한 업무계획, 업무현황 및 그 밖의 참고자료 등을 체계적으로 정리한 업무 자료철 등

③ 이사장은 행정편람을 발간할 때 필요하면 그 기관의 교직원이나 관계 전문가에게 자문할 수 있다.

④ 직무편람은 특별한 사유가 없으면 직제에 규정된 최하 단위 부서별로 작성하여야 하며, 처리과의 장은 정기적으로 또는 수시로 그 내용을 수정하거나 보완하여야 한다.

⑤ 직무편람은 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성되어야 하며, 업무를 인계·인수할 때에는 직무편람을 함께 인계·인수하여야 한다.

1. 업무 연혁, 관련 업무현황 및 주요업무계획

2. 업무의 처리절차 및 흐름도

3. 소관 보존문서 현황

4. 그 밖의 업무처리에 필요한 참고사항

제54조(업무의 실명 관리)① 이사장 및 학교의 장은 주요 업무의 결정이나 집행과 관련되는 다음 각 호의 사항을 종합적으로 기록·관리하여야 한다. <개정 '13.11.18>

1. 주요 업무의 결정과 집행 과정에 참여한 관련자의 소속, 직급 또는 직위, 성명과 그 의견

2. 주요 업무의 결정이나 집행과 관련된 각종 계획서, 보고서, 회의·공청회·세미나 관련 자료 및 그 토의내용

② 이사장 및 학교의 장은 주요 업무시책의 결정을 위하여 회의·공청회·세미나 등을 개최하는 경우에는 일시, 참석자, 발언내용, 결정사항, 표결내용 등을 소속 교직원으로 하여금 기록하게 하여야 한다. <개정 '13.11.18>

③ 법인과 학교에서 언론기관에 보도자료를 제공하는 경우에는 그 보도자료에 담당부서·담당자·연락처 등을 함께 적어야 한다. <개정 '13.11.18>