제1조(목적)이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령에 따라 학교법인 한국폴리텍(이하 "법인"이라 한다)과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)의 기록물관리에 관하여 필요한 사항을 정함으로써 기록물의 안전한 보존과 정보의 효율적 활용을 도모함을 목적으로 한다.<개정'15.3.1>

제2조(정의)이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.<개정'15.3.1>

1. "기록물"이라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물철"이라 함은 2건 이상의 관련 기록물을 함께 담아 관리하는 서류철, 카드·도면류의 도면상자(도면자켓), 사진 등의 보관봉투, 테이프·필름 등의 롤, 개개의 디스켓 또는 디스크, 컴퓨터파일의 디렉토리 등 기록물 묶음의 기본단위를 말한다.

3. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

4. "처리부서"라 함은 기록물의 등록ㆍ분류ㆍ정리ㆍ보관ㆍ이관 등의 기록물에 관한 사무를 처리 하는 팀 또는 부서로, 법인은 각 팀, 학교 및 소속캠퍼스 (연수원,교육원포함)는 각 처(팀)를 말한다.

5. "기록물관리담당자"라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)의 각 처리부서에서 기록물관리 업무를 담당하는 인력을 말한다.

6. "기록관"이라 함은 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)의 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물 관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

7. "소속기록관"이라 함은 기록물 보관 및 활용을 위하여 법인 이외에 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)에 설치된 기록관을 말한다.

8. "비치기록물"이라 함은 카드ㆍ도면ㆍ대장 등과 같이 주로 사람ㆍ물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리부서에서 계속하여 비치ㆍ활용하여야 하는 기록물을 말한다.

9. "카드류"라 함은 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리를 위하여 낱장으로 된 일정서식에 변동사항을 연속적으로 기록하면서 비치·활용하는 인사기록카드·토지대장 등의 유형을 말한다.

10. "도면류"라 함은 설계도·지적도 등 낱장 또는 여러 장의 도형이나 그림으로 된 특수규격의 기록물로서 일반기록물류와 분리하여 도면함 또는 도면상자(도면자켓) 등에 관리하여야 하는 기록물의 유형을 말한다.

11. "시청각기록물"이라 함은 업무수행과 관련하여 생산한 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물을 말한다.

12. "행정박물"이라 함은 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물을 말한다.

13. "기록관리시스템"이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위)이 규칙은 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함) 등에 적용되며 기록물관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외 하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.<개정'15.3.1>

제4조(기록관 소속 및 인원구성)① 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 법인 운영국 총무팀에 기록관을 설치·운영하며, 운영국장이 기록관장이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원을 배치하여야 하며, 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치할 수 있다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

④ 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)의 행정처(팀)가 소속기록관의 역할을 수행하며, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.<개정'15.3.1>

제5조(자문위원의 위촉 등)① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문 위원을 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로, 위촉기간은 2년으로 하며 연임할 수 있다.

③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요업무)기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록관리기준표(기록물분류기준표의 관리

4. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리

5. 기록물 서고 관리

6. 기록물 정수 점검 및 실태조사

7. 기록물관리 지도·교육 운영 계획 수립 및 시행

8. 기록관의 시설 및 장비 관리

9. 기록관리시스템의 설치 및 운영

10. 기록물의 검색·열람 제공

11. 기록물에 대한 통계의 작성·관리

12. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 처리부서의 전자문서 시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 문서를 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 의한다.

1. 결재권자가 결재하거나 보고 받은 문서에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 사진ㆍ필름류의 시청각기록물에 대하여는 촬영물 중 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

3. 영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물에 대하여는 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 편집장비를 보유하지 아니한 경우에는 편집되지 아니한 상태의 기록물을 그대로 등록할 수 있다.

4. 접수문서에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

③ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 분리하여 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

제8조(생산ㆍ접수등록번호의 표기)① 기록물의 생산부서에서 부여하는 기록물의 생산등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 기안문ㆍ시행문 등 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호를 표기한다.

2. 생산등록번호란 또는 문서번호란이 설치되어 있지 아니한 문서ㆍ카드류ㆍ 도면류 등의 기록물은 해당 기록물의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

3. 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 해당 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 해당 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

4. 테이프ㆍ디스크ㆍ디스켓류의 기록물에 대하여는 해당 기록물과 그 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

5. 기타 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물에 대하여는 해당 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 별표 1의 표시방법에 따라 생산등록번호를 표기한다.

② 기록물의 접수부서에서 부여하는 접수등록번호는 다음 각 호의 방법으로 표기한다.

1. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호를 표기한다.

2. 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물 외의 접수기록물에 대하여는 제1항 각 호와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 별표 1의 표시방법에 따라 접수등록번호를 표기한다.

제9조(기록물 공개여부 구분표시)① 기록물은 건단위로 공개여부를 구분하고 기록물의 공개여부 구분표시는 "공개, 부분공개, 비공개" 중 하나를 선택하여 표시하여야 한다.

② 제1항 중 부분공개 또는 비공개의 경우에는 해당 정보를 "부분공개( )" 또는 "비공개( )"로 표시하고, 「정보공개처리운영요령」 제5조제1항 각호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시하여 함께 관리하여야 한다.

제10조(기록물철의 작성 및 등록)① 처리부서의 각 업무담당자가 사안별로 기록물철을 신규로 작성한 때에는 별지 제1호 서식의 기록물철등록부에 이를 등록하여야 한다.

② 기록물철등록부에 등록된 사항을 사후에 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 다음 각 호의 방법에 의한다.

1. 등록사항 전체를 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 기록물관리담당자의 확인하에 삭제 또는 수정할 수 있으며, 삭제일자 또는 수정일자 및 조치사항을 전자적으로 관리하여야 한다.

2. 기본등록사항을 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 제1항의 방법에 따라 해당 등록사항 전체를 삭제한 후 수정된 내용으로 기록물철을 재등록한다.

3. 보존분류사항을 삭제 또는 수정하고자 하는 때에는 삭제일자 또는 수정일자 및 조치사항을 전자적으로 관리하여야 하며 해당 등록사항만을 수정된 내용으로 재등록한다.

제11조(기록물의 분류)① 처리부서는 기록물을 별표 2의 기록물분류기준표에 따라 단위부서별ㆍ단위업무별로 분류하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물분류기준표 작성을 위하여 기록관장은 처리부서의 장으로 하여금 단위업무조사서를 작성하여 제출하게 할 수 있다.

③ 기록물분류기준표에는 처리부서코드, 기능분류번호, 보존분류기준 및 기록물의 검색에 필요한 특수목록의 지정 등에 관한 사항이 포함되어야 한다.

④ 기록물의 기능분류번호는 별표 3의 기능분류기준에 따라 구분하여 부여하되, 단위사안에 대한 기능분류번호는 사전에 정하지 아니하고 연도별 기록물철 등록연번으로 갈음한다.

⑤ 각 처리부서의 장은 직제개정 또는 기능의 신설ㆍ폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요하다고 인정하는 때에는 지체없이 별지 제2호 서식의 기록물분류기준표 변경신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

제12조(일반문서류의 편철 및 관리)① 처리부서에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 진행문서파일에 위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 편철시 문서철의 맨 위에 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓은 다음 기록물을 순서대로 배열하는 방법으로 편철한다.

③ 일반문서류의 기록물철당 편철량은 100매이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목을 부여하고 괄호 안에 권호수만 다르게 표시하여야 한다.

④ 처리 완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 별표 4의 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 별표 5의 규격에 의한 보존 상자에 단위업무별로 넣어 관리한다.

⑤ 보존상자의 측면에는 별표 6의 보존상자 표지를 부착하여야 한다.

제13조(카드류의 편철 및 관리)① 카드류는 처리부서에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않은 상태로 카드보관함에 넣어 관리한다.

② 처리부서에서 비치활용이 끝난 카드류는 별표 7의 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다.

③ 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에는 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 카드를 배열하여야 하며, 보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.

제14조(도면류의 편철 및 관리)① 도면류는 기록물철 단위로 별표 8의 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리한다.

② 제1항에 따라 도면류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열하여야 하며, 보존봉투당 도면의 편철량은 30매 이내로 함을 원칙으로 한다.

③ 편철된 도면류의 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.

제15조(사진ㆍ필름류의 편철 및 관리)① 사진ㆍ필름류는 기록물철 단위로 별표 9의 사진ㆍ필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.

② 사진ㆍ필름류를 편철하는 경우에는 맨 위에는 별지 제3호 서식의 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 사진ㆍ필름류를 배열하여야 한다.

제16조(면 표시)기록물의 면 표시는 다음 각 호의 방법에 의한다.

1. 기록물철의 면 표시는 편철순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호로 부여하되, 색인목록은 제외하고 본문부터 표시한다.

2. 양면 기재된 기록물은 양면 모두에 표시한다.

3. 동일 기록물철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권의 면 표시는 전권의 마지막 쪽수 다음부터 시작한다. 단, 이 경우에도 색인목록은 면 표시에서 제외한다.

4. 기록물철 단위 면 표시는 연필로 표시한다.

제17조(기록물의 정리)법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)의 각 처리부서는 매년 2월 말까지 전년도에 완결된 기록물을 정리하여야 하며, 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다.<개정'15.3.1>

1. 전자문서시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완한다.

3. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

4. 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 경우 등록정보 상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면 표시를 최종적으로 확정·표기한다.

5. 기록물철을 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

6. 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철·정리한다.

7. 그 밖에 기록관장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항을 행한다.

제18조(기록물생산현황의 통보 및 작성)① 처리부서의 장은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전년도의 기록물생산 현황을 전산파일로 통보하여야 한다.

② 기록물생산현황은 기록물의 정리가 완료된 후에 작성하여야 한다.

제19조(보존기간)① 기록물의 보존기간은 영구ㆍ준영구ㆍ30년ㆍ10년ㆍ5년ㆍ3년ㆍ1년의 7종으로 구분하며, 보존기간별 분류기준은 별표 10의 기록물의 보존기간별 분류기준과 같다.

② 보존기간의 기산일은 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 한다.

제20조(보존장소)① 보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료 시까지 소속기록관에서 보존한다.

② 소속기록관에서는 보존기간이 30년 이상인 기록물은 법인 기록관으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 비치기록물로서 사료적 가치가 높지 아니한 기록물은 소속기록관에서 보존할 수 있다.

제21조(기록물의 이관)① 이관대상으로 분류된 기록물은 처리부서에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보존한 후, 처리부서에서 기록관 또는 소속기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 보존기간 기산일로부터 10년 범위 이내에서 기록물의 이관시기를 연장할 수 있으며, 이 경우에는 사전에 별지 제5호 서식의 기록물이관시기 연장신청서를 전산으로 작성ㆍ제출하여야 한다.

② 기록물을 이관하고자 하는 때에는 기록물을 보존기간별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 별지 제4호 서식의 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

③ 기록관장은 매년 12월 31일까지 기록물의 이관일정 및 이관대상 등이 포함된 다음 연도의 기록물 수집계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제22조(기록물 수집계획의 통지)기록물 수집계획에 따라 이관 3개월 전까지 수집대상 처리부서에 당해 기록물 수집일정을 통보하고, 이관 1개월 전까지는 수집대상을 통보하여야 한다.

제23조(기록물관리의 전산화)각 처리부서의 장은 기록물관리가 기록관리시스템에 의하여 전자적으로 수행되도록 하여야 한다.

제24조(기록관의 보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 기준에 적합한 보존시설과 장비를 갖추어야 하며, 보존시설 및 장비의 기준은 별표 11과 같다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

③ 소속기록관에서는 소관기록물의 보존을 위해 최소한의 보존시설을 갖추어야 한다.

제25조(기록관의 서고관리)① 기록관장은 기록물을 관리하는 서고에는 서고번호와 서가번호를 표시하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입ㆍ출고가 통제되도록 하여야 한다.

제26조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록물의 안전한 보존을 위하여 전산부서의 장은 백업담당자를 지정하여 매주 백업을 실시하여야 한다.

② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제27조(기록물의 평가 및 폐기)① 처리부서에서 모든 기록물은 일체 폐기할 수 없으며, 폐기대상 기록물은 기록관으로 이관하여 폐기하여야 한다.

② 처리부서에 폐기대상 기록물이 있는 경우에는 기록물생산현황 통보 시 별지 제6호 서식에 의한 기록물평가검토서를 기록관에 제출하여야 하며 기록관은 이를 토대로 기록물평가심의회를 개최하여야 한다. 다만, 기록관이 필요하다고 인정하는 경우에는 소속캠퍼스에서 기록물평가심의회를 구성 운영할 수 있다.

③ 기록관장은 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 처리부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 걸쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.

④ 폐기보류로 구분된 기록물은 5년마다 보존가치를 재평가하여야 한다.

⑤ 전자기록물을 폐기하는 경우에는 해당기록물이 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하며 비전자기록물은 소각ㆍ파쇄ㆍ용해 등의 방법으로 하여야 한다.

제28조(기록물평가심의회 구성 및 운영)① 기록물 평가와 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성 운영한다.

② 심의회는 위원장 1인을 포함하여 5인의 위원으로 구성하며, 민간전문가는 2인 이상으로 한다.

③ 위원장은 기록관장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

④ 심의회의 위원은 다음의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다.

1. 기록물의 보존가치를 평가하는데 적합하다고 인정되는 소속 교직원

2. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자 중 위원장이 위촉한 자

⑤ 소속 교직원인 위원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 하며, 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

⑥ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.

1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기

2. 그 밖에 기록물의 폐기 및 보존관리에 필요한 사항

3. 기타 소장기록물 평가제도 및 운영과 관련한 사항

⑦ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없을 경우에는 별지 제7호 서식에 의한 기록물평가 서면 심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당위원은 심의회에 참석한 것으로 본다.

⑧ 심의회 사무를 처리하기 위하여 전문요원을 간사로 두며, 간사는 별지 제8호 서식에 의한 기록물평가심의서, 별지 제9호 서식에 의한 기록물평가 심의의결서, 별지 제10호 서식에 의한 기록물평가심의회 회의록을 작성 관리하여야 한다.

⑨ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

⑩ 위원장 및 위원은 별지 제11호 서식의 기록물평가심의 서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 하며, 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 안 된다.

⑪ 제27조제2항에 따라 소속기록관에서 심의회를 개최하는 경우에는 제2항부터 제10항까지를 준용하며, 위원장은 소속기록관의 장으로 한다.

제29조(열람시간)기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제30조(열람 및 대출의 자격)기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.<개정'15.3.1>

1. 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함)의 교직원

2. 타 기관의 직원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며 기록관 외부로의 반출은 금지한다.

3. 외부인이 열람하고자 하는 경우에는 정보공개 관련 법령의 절차에 따라 열람할 수 있다.

제31조(열람 준수사항)① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 무단으로 열람실 외로의 반출

3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록관 보존기록물을 열람·복사하고자 하는 사람은 별지 제12호 서식의 기록물 열람ㆍ복사 신청서를 작성하여 기록관 안에서 열람·복사하여야 하며, 열람·복사에 소요되는 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다.

③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

제32조(대출의 한도 및 기간)기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 교직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제13호 서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야한다.

4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제33조(열람·대출의 제한)다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제34조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 하여야 하고, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제35조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록관장은 법인과 학교 및 소속캠퍼 (연수원,교육원포함)의 기록물 관리실태를 점검할 수 있다.<개정'15.3.1>

② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 법인과 학교 및 소속캠퍼스(연수원,교육원포함) 등 처리부서의 기록물관리담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.<개정'15.3.1>

제36조(세부사항)이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.